Accueil › Formations › Bureautique › Logiciels Bureautique › Messageries - Internet › Outlook - Etre opérationnel avec la messagerie et le calendrier
Objectifs pédagogiques
A l'issue de cette formation, vous serez capable de :
- Lire et concevoir des messages
- Associer une pièce jointe à un message
- Associer un élément Outlook à un message
- Gérer les options de remise d'un message
- Organiser votre messagerie (dossier, corbeille...)
- Créer les actions rapides
- Utiliser le calendrier
- Gérer les rendez-vous et les réunions
- Gérer les contacts et groupes de contacts.
Compétences attestées par la certification
Domaine 1 : Environnement / Configuration
- Personnaliser l'interface et les vues : adapter le ruban, la barre de navigation et les affichages, en personnalisant les paramètres pour optimiser l'efficacité de l'utilisateur, afin de faciliter la gestion des tâches dans Outlook
- Configurer et sécuriser les comptes : ajouter et gérer les comptes de messagerie, en configurant les paramètres de sécurité et de confidentialité, afin d'assurer la sécurité et la confidentialité des communications
- Gérer les performances et l'archivage : améliorer la vitesse de fonctionnement d'Outlook, en gérant efficacement la taille des boîtes aux lettres via l'archivage, afin d'optimiser la performance et l'efficacité du programme
Domaine 2 : Messagerie
- Composer, envoyer et gérer des messages : créer et envoyer des messages, en appliquant une mise en forme avancée et en gérant les accusés de réception et les réponses automatiques, afin d'assurer une communication fluide et professionnelle
- Organiser et gérer la boîte de réception : trier, filtrer et rechercher des messages, en utilisant des dossiers et des catégories pour organiser efficacement la messagerie, afin de faciliter l'accès et la gestion des informations
- Automatiser des tâches par des règles : utiliser des règles pour automatiser les actions courantes, telles que le tri des emails et la gestion des spams, en configurant les règles adéquates, afin de gagner du temps et améliorer l'efficacité de la gestion des messages
Domaine 3 : Calendrier et tâches
- Gérer des événements et des rendez-vous : créer et personnaliser les rendez-vous et événements dans le calendrier, en ajustant les paramètres nécessaires, afin d'organiser efficacement les emplois du temps et faciliter la gestion des événements
- Planifier et effectuer des suivis de réunions : organiser les réunions, en envoyant des invitations et en gérant les réponses, afin de planifier efficacement les événements et faciliter la gestion des réunions récurrentes
- Gérer des tâches : créer et suivre les tâches, en définissant les priorités et les rappels, afin de gérer efficacement les to-do lists et assurer le respect des échéances
Domaine 4 : Gestion des contacts et notes
- Créer et organiser des contacts : ajouter, modifier et gérer les contacts, en créant des groupes de contacts, afin de faciliter la communication et l'organisation des échanges
- Utiliser et gérer des notes : créer, modifier et organiser les notes, en utilisant les fonctionnalités adaptées, afin de garantir une gestion efficace de l'information
- Intégration des contacts dans les autres modules : exploiter les informations de contact, en les intégrant dans la messagerie et le calendrier, afin de faciliter la planification et la communication.
Lien pour visualiser le détail de la certification enregistrée au RS : https://www.francecompetences.fr/recherche/rs/6958/
Niveau requis
Etre à l'aise avec son environnement de travail (Windows ou macOS, navigateur Internet et Office).
Public concerné
Tout utilisateur débutant avec Outlook et souhaitant envoyer et/ou recevoir des courriers électroniques et gérer son emploi du temps.
Programme
Jour 1 - Matin
Présentation d'Outlook et principes d'utilisation
- Le ruban, les onglets et groupe de boutons
- L'onglet Fichier
- La barre de navigation
- Afficher / cacher des éléments de l'écran
- Paramétrage simple de la messagerie, de la corbeille et du calendrier
- Prévisualiser rapidement les différents éléments à l'aide des "Peeks"
- Utiliser la zone de recherche pour trouver une fonctionnalité ou obtenir de l'aide
Utiliser la messagerie
- Présentation des différentes vues
- Tri des messages
- Création de signatures automatiques
- Création et envoi d'un message
- Mettre en forme le texte
- Appliquer un indicateur d'importance au message
- Vérifier l'orthographe
- Gestion des Brouillons
- Lecture, réponse et transfert d'un message
- Gestion des accusés de réception ou de lecture
- Recherche rapide
- Gestion des pièces jointes
- Joindre un élément Outlook
- Sensibilisation à la bonne pratique des liens en alternative aux pièces jointes
- Gestionnaire d'absence du bureau
- Volet de lecture
- Volet de personnes
- Bloquer un expéditeur
- Créer une règle simple à partir des mails reçus
- Imprimer un message
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Création de deux signatures
- Envoi d'un courriel avec l'une des deux signatures
- Réponse en insérant une pièce jointe
Classement du courrier
- Gestion de dossiers de classement
- Déplacement et copie des messages
- Mettre les dossiers en favoris
- Ajouter des colonnes
- Suppression des messages
- Les actions rapides
- Utilisation de la corbeille
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Concevoir une organisation de dossiers dans la messagerie
Jour 1 - Après-midi
Utiliser le calendrier
- Naviguer dans le calendrier
- Panorama des différents affichages
- Comprendre la différence entre un rendez-vous et une réunion
- Créer un rendez-vous, le modifier, le déplacer et le supprimer
- Créer une réunion et inviter des participants
- Répondre à une invitation de réunion
- Créer un rendez-vous ou un évènement périodique
- Créer un rendez-vous à partir d'un mail
- Programmer et répondre à une alarme
- Modifier la plage horaire de travail
- Imprimer le calendrier
Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Créer des rendez-vous, réunions et évènements
Introduction à la gestion des contacts et notes
- Créer un contact depuis un message reçu
- Créer / supprimer un contact
- Créer un groupe de contacts
- Envoyer sa carte de visite, ou les coordonnées d'une autre personne
- Imprimer une liste de contacts
- Créer une nouvelle note
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
- Créer un nouveau contact
- Créer un groupe de contacts
Certification (en option, hors inscription via le CPF)
- Prévoir l'achat de la certification en supplément (ne concerne pas les inscriptions via le CPF pour lesquelles la certification est incluse)
- L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
- Il est composé de 20 questions, s'effectuera en ligne et durera en moyenne 1h00
- A l'issue de la certification, le candidat se verra attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (Initial / Basique / Opérationnel / Avancé / Expert) :
- En deçà du score de 351 points, le candidat se verra attribuer une attestation de passage de la certification. Ce niveau Initial ne valide cependant pas l'obtention de la certification
- Les niveaux Basique, Opérationnel, Avancé et Expert permettent, quant à eux, au titulaire de la certification de faire valoir ses compétences dans la gestion d'Outlook et d'attester de son opérationnalité selon son profil et l'emploi qu'il exerce
Le contenu de ce programme peut faire l'objet d'adaptation selon les niveaux, prérequis et besoins des apprenants.
Modalités d’évaluation des acquis
- En cours de formation, par des exercices pratiques
- Et, en fin de formation, par un questionnaire d'auto-évaluation et/ou une certification (proposée en option)
Les + de la formation
Ce cours peut être également animé sur Mac (merci de le préciser à votre conseiller formation).
Accessibilité de la formation
Le groupe M2i s'engage pour faciliter l'accessibilité de ses formations. Toutes nos formations sont accessibles aux personnes en situation de handicap : les détails de l'accueil des personnes sont consultables sur la page Accueil PSH.
Modalités et délais d’accès à la formation
Les formations M2i sont disponibles selon les modalités proposées sur la page programme. Les inscriptions sont possibles jusqu'à 48 heures ouvrées avant le début de la formation. Dans le cas d'une formation financée par le CPF, ce délai est porté à 11 jours ouvrés.
